Les pointeuses sont des mécanismes qui permettent d’enregistrer le temps de travail effectué par un salarié et d’imprimer ce relevé sur un support papier ou carton.
Les différents types de pointeuses
- La pointeuse mécanique : simple et économique
C’est une pointeuse fixe, qui fonctionne avec une horloge interne branchée sur secteur. Elle convient donc pour le contrôle des horaires (entrées et sorties) du personnel sédentaire. L’enregistrement des données se déclenche lorsque le salarié appuie sur un bouton de commande (avec ou sans code individuel) ou lorsqu’il insère une carte dans la pointeuse.
Les informations recueillies peuvent ensuite être imprimées très facilement.
Les avantages : tarif abordable, dotée d’un calendrier perpétuel, changement d’heures été/hiver automatique, permet de comptabiliser avec précision la durée du travail effectuée par chaque salarié
Les inconvénients : incapacité à traiter les données, risque en cas de panne de courant ou de panne qui oblige à acheter une pointeuse horaire avec batterie - La pointeuse numérique : de solides performances
Comme la pointeuse mécanique, la pointeuse numérique est fixe. Grâce à un système de puces et de circuits, elle permet d’aller plus loin que la pointeuse mécanique puisqu’elle traite les données enregistrées.
Elle additionne les différentes heures de travail effectuées par un salarié et elle édite des récapitulatifs précis.
Les avantages : gain de temps puisque la pointeuse réalise elle-même les calculs, certains modèles disposent du wi-fi et d’un logiciel de traitement des données.
Les inconvénients : possibilités de fraude, coûts de réédition des badges en cas de perte par le salarié. - La pointeuse mobile : pour les salariés non-sédentaires
Lorsque les salariés travaillent à l’extérieur de l’entreprise, cette pointeuse permet de comptabiliser les heures de travail effectifs par un système de pointage à distance via :
- un téléphone fixe
Le salarié appelle un numéro et communique son code personnel à son interlocuteur qui active ou interrompt le décompte du temps de travail.
- un téléphone portable
La puce ou le code barre installés sur le lieu de travail sont activés par un simple passage du téléphone portable de l’employé
- une borne RFID
La borne est activée par le passage du téléphone portable, du badge ou du porte-clé du salarié.
- la géolocalisation
Une balise est intégrée au téléphone portable du salarié. Lorsqu’il appelle un numéro spécial, la géolocalisation est enclenchée par GPS ce qui active le décompte du travail.Les avantages : optimise l’organisation du travail des salariés mobiles (commerciaux, équipes de SAV en intervention…), le contrôle de la durée du travail (retards, absences…) et la protection des salariés (un retard peut être causé par un accident du travail)
Les inconvénients : pannes ou dysfonctionnements éventuels, installation du matériel et organisation de la maintenance sur des sites extérieurs. - La pointeuse biométrique
La pointeuse biométrique, grâce à ses capteurs, identifie des éléments physiologiques du corps humain : l’iris, le visage, les empreintes digitales…
Très performante, elle doit être utilisée principalement pour des motifs liés à la sécurité de l’entreprise. Le contrôle des horaires (entrées et sorties) est également autorisé, mais il ne doit pas être la raison principale ayant abouti à la mise en place de la pointeuse biométrique.
L’installation de la pointeuse biométrique est donc soumise obligatoirement à l’obtention d’une autorisation de la CNIL, après avoir justifié des raisons sécuritaires liées à l’activité de l’entreprise et de la nécessité d’une surveillance accrue du personnel.
Les données enregistrées par la pointeuse biométrique sont soumis à une réglementation stricte et impérative :
- protection des données à caractère personnel (Loi informatique et liberté)
- protection de la vie privée (Code Civil)
- protection des libertés dans l’entreprise (Code du Travail)
Le non-respect de ces obligations entraîne des sanctions au civiles et/ou pénales : amendes, dommages et intérêts envers les salariés, suppression de la pointeuse, peines de prisonLes avantages : un contrôle précis et fiable, une économie sur le long terme (plus besoin de renouveler les badges…)
Les inconvénients : une utilisation très réglementée - La badgeuse ou la « pointeuse badgeuse »
La badgeuse est une pointeuse intégrant les progrès technologiques. Elle fonctionne grâce à la mise en relation de 3 éléments :
- un badge : un téléphone portable, une carte ou un porte-clés qui sont dotés d’une puce ou d’une piste magnétique personnelle.
- un terminal : un petit boitier fixe doté d’un lecteur permettant d’activer l’horloge interne lors du passage du badge. Les données stockées sur la puce du terminal sont ensuite transmises au système d’exploitation.
- un système d’exploitation : un logiciel de pointage qui va traiter automatiquement les données enregistrées par le terminal. Il est installé dans l’ordinateur du chef d’entreprise ou d’un membre du service du personnel.Les avantages : simplicité de fonctionnement
Les inconvénients : ceux des pointeuses (risque de fraudes, coût des remplacements de badge…), fragile, les informations doivent être transférées manuellement via une clé USB du terminal vers le système d’exploitation sauf si le terminal est équipé d’un câble ethernet ou du wi-fi.
Les critères de choix
Il ne faut pas se focaliser sur le prix ! En réalité, la bonne pointeuse est celle qui est en parfaite adéquation avec les besoins de l’employeur.
Pour acheter une pointeuse, il faut donc s’appuyer sur l’organisation du travail et sur l’effectif de l’entreprise :
- Horaires de travail flexibles : pointeuse numérique avec logiciel de pointage ou pointeuse-badgeuse avec logiciel de pointage
- Horaires de travail stables
o Entreprises ayant moins de 10 salariés : pointeuse mécanique ou pointeuse numérique (dans ce cas, l’acquisition d’un logiciel de pointage n’est pas nécessaire)
o Entreprises de plus de 10 salariés : pointeuse numérique avec ou sans logiciel de pointage, badgeuse avec logiciel de pointage
Prix des pointeuses
Ils varient en fonction du type de pointeuse mais aussi des prestations incluses si le chef d’entreprise désire un système de pointage complet.
A titre indicatif, il faut prévoir en moyenne :
- entre 150 et 350 euros pour une pointeuse mécanique
- entre 350 et 700 euros pour une pointeuse numérique
- entre 300 et 800 euros pour une pointeuse mobile
- entre 1 500 et 4 000 euros pour une pointeuse biométrique
- entre 600 et 1 000 euros pour une badgeuse
Mais, attention, il ne faut pas se fier uniquement au prix pour se décider.
En fonction des prestataires, le matériel acheté peut être une pointeuse seule ou inclure du matériel et des prestations complémentaires : le logiciel de pointage, un conseil adapté à l’entreprise, la formation du personnel et de l’entreprise, l’existence ou non d’un récepteur wi-fi, la maintenance, les garanties offertes….
Il est donc très important de demander un devis de pointeuse détaillée.
Les obligations légales
Des formalités sont obligatoires avant de mettre en service une pointeuse :
- déclarations liées à l’existence d’un pointage au travail
- si la pointeuse est utilisée pour contrôler les déplacements et l’activité du personnel : déclaration à la CNIL (ou demande d’autorisation si la pointeuse est biométrique), consultation des représentants du personnel, notification personnelle adressée à chaque salarié pour l’informer notamment de son droit d’accès aux informations enregistrées
Les logiciels de pointage : contrôler la gestion du temps du personnel
Le logiciel de pointage est le complément indispensable à une pointeuse ou à une badgeuse. C’est lui qui va traiter, classifier et permettre l’impression des données recueillies par la pointeuse.
Il peut être acheté avec la pointeuse, ou séparément. Dans tous les cas, le prix n’est pas le seul critère à prendre en compte lors de la comparaison des différents devis des fournisseurs.
Pour choisir le modèle adapté aux besoins de l’entreprise, il faut s’appuyer sur 3 paramètres essentiels :
- Sa simplicité et sa fiabilité
Le logiciel de pointage doit être ergonomique et facile à prendre en main. Ses performances doivent être garanties sur le long terme. Il doit également être compatible avec d’autres logiciels tels que les ERP et pouvoir évoluer en fonction des besoins de l’entreprise (ajout ou retrait d’applications) - Ses performances
Le nombre d’applications du logiciel de pointage doit répondre parfaitement à la complexité de la gestion du travail dans l’entreprise. Il est donc important que les applications puissent être ajoutées ou retirées très facilement. - L’accompagnement
Au-delà du logiciel de pointage en lui-même, le chef d’entreprise a tout intérêt à sélectionner un fournisseur qui offre un véritable service d’accompagnement et qui soit capable de faire preuve d’une grande réactivité en cas de problèmes.
Parmi les prestations annexes doivent notamment figurer : un service après-vente (dépannage à distance ou sur site, hotline, maintenance, mises à jour du logiciel), formation du dirigeant ou du personnel ayant à utiliser le logiciel de pointage, des garanties suffisantes en cas de panne.
A noter : le choix d’un logiciel perfectionné n’est justifié que si l’organisation du travail est complexe ou si elle est amenée à évolué dans le temps. Pour les structures à horaires fixes, sans changements de planning, le logiciel n’est pas vraiment nécessaire ou alors dans sa version standard. - Le secteur d’activité de l’entreprise ou du service concerné
Chaque secteur ayant ses spécificités, le logiciel de planification doit correspondre l’activité de l’entreprise ou du service concerné : bureaux d’études, cabinets de conseil, sociétés de services, directions informatique, industrie…
Certains prestataires permettent même d’affiner au maximum la pertinence de l’analyse en proposant des solutions déclinées par métier : transports, forces de vente, services à la personne, réparation et maintenance… - les spécificités du logiciel
Le logiciel de planification doit être performant, évolutif et modulable en fonction des besoins de l’entreprise. Il doit aussi être compatible avec les autres logiciels ou progiciels déjà installés dans l’entreprise.
Selon les besoins et la taille de l’entreprise, le logiciel pourra être installé directement sur site ou accessible en mode Saas (directement par internet).
Pour comparer les différents modèles, il est important que le prestataire précise au maximum les fonctionnalités dont l’entreprise pourra bénéficier selon le tarif spécifié (statistiques, tableaux de bord, méthodes, modèles de projets, sauvegardes….). - les services complémentaires
- les tarifs
L’installation d’une solution logicielle sur site est plus chère puisqu’il faut prévoir le coût de la licence (individuelle ou par réseau, mais dans ce cas il y a un coût par utilisateur), le support technique, la licence pour l’accès au web, la formation sur site pour les utilisateurs du logiciel de planification… En moyenne, les prix pratiqués démarrent à partir de 2 000 euros mais ils peuvent considérablement varier selon les attentes de l’entreprise (un ou plusieurs postes à équiper, nombre de personnes à former….).
Beaucoup plus accessible, les logiciels en accès web coûtent entre 20 et 250 euros par mois environ.
Parmi les applications importantes du logiciel de pointage figurent notamment :
- la sauvegarde des données en cas de panne
- la différentiation des pauses payées ou non payées
- la comptabilisation des jours de RTT,des congés payés, et de tous les droits liés à la présence du salarié
- le traitement des absences
- la possibilité de paramétrer les applications
- la gestion du droit d’accès aux données personnelles des salariés
- la comptabilisation des heures supplémentaires…
Les logiciels de planification et de gestion de projets
Les logiciels de planification, gestion de projets et d’optimisation des tâches accompagnent le chef d’entreprise dans sa prise de décision. Ils permettent notamment d’estimer le temps passé pour chaque tâche, de contrôler le taux d’occupation des ressources, et de s’assurer de la rentabilité maximale de chaque prestation.
Par exemple, l’automatisation de la planification des transports et des livraisons peut permettre de réduire en moyenne 10 % des kilomètres parcourus et 50 % du temps consacré à la planification. Gérer la saisonnalité et équilibrer la charge de travail permet aussi d’être plus flexible et par conséquent d’augmenter le taux de satisfaction de la clientèle.
Mais tous les logiciels de planification ne sont pas adaptés à toutes les entreprises !
Plusieurs critères sont à prendre en compte avant de faire un choix :
Les services annexes sont de deux types :
- les prestations autour du logiciel de planification : SAV, maintenance, formation, mises à jour…
- les solutions additionnelles ou inclues avec le logiciel : gestion de planning et de l’organisation du travail des salariés, gestion de tâches, gestion des achats…
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